展示会・イベント成功の秘訣｜パンフレット作成の東報エージェンシー

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「展示会・イベント」成功の秘訣

「展示会」「イベント」「見本市」「販売催事」「博覧会」などイベント毎によってその呼び名は様々(以下、展示会)ですが、特定のテーマに沿った多くの企業が出展し、新たな取引先や情報を求める企業の担当者と交流を図る場であることは共通しています。
販路開拓や販売促進、マーケティング、調査・情報収集など幅広い活動を効率的に行えるのが特長です。

綿密な出展計画を立てる

展示会を成功に導くためには、出展計画に関わる全ての担当者が出展の主目的に深い理解と共通認識を持ち、ブース設計から誘引戦術、実施プログラムや訴求方法に至るまでを練磨する必要があります。とかく複雑になりがちな事前準備から広告制作に至るまで、各段階ごとの要点を解説し、計画例を交えて指南致します。

自身が展示会幹事に選任された際、既に参加する展示会が決定済みだと、
すぐに展示コンテンツ(プログラム)から考えてしまいがちです。
しかし、最初に行うべきことは、「数ある展示会の中から、なぜその展示会が選ばれたのか」
「展示会に参加する主目的は何なのか」から考える事です。
効果的な営業戦略の策定には参加目的への深い理解が欠かせません。

展示会への主な参加目的

・新製品発表＆認知度向上
・一般消費者への販売促進(B to C)
・企業間取引の営業促進(B to B)
・マーケティング
・情報収集＆調査など

展示会の会場設計をするにあたり、最初に考えることは「何をするのか」です。
製品(商品)の配置やパネル掲示、担当者を立てて実施するプレゼンテーションや
デモンストレーションなど、営業方法は様々です。
展示会への参加目的を改めて思い出し、目的の成果を得るには「何をする必要があるのか」
「どのように行うのが効果的か」を考える必要があります。
次に考えるのが「どこでするのか」です。
限られたスペースを有効活用し、効果的なPRを行うには「ヒト・モノ」の導線を考慮して
会場設計することが重要です。
また、会場設計は往々にして俯瞰状態の平面図を眺めて行うので、
視点が縦×横の平面(2D)になりがちです。
棚の利用などによる縦×横×高さ(3D)で捉えると有効面積が飛躍的に広がります。

5W2Hのフレームワークで考える

When いつ
Who 誰が
Where どこで
What 何を
How どのように
Why なぜ
How mach いくらで

簡素なブースに黙って立ち、来場者が自ブース内に入って来るのを待っているだけでは
立ち寄りにくい雰囲気を醸してしまいます。
自社の特長をビジュアル化したパネル展示や映像放映などで足を留め、
目を向けた来場者にチラシやパンフレットを渡しながら声を掛ければ、
来場者はブース内に誘導され、自然と商品説明や商談の雰囲気を作ることができます

来場者は、当日多くの企業と接点を持ちます。
欲張って様々なことを伝えようとするとポイントが
ぼやけて印象に残りません。
参加目的に照らし合わせて「何を」「どのような対象に」
「どのように伝えたいのか」に即した
プレゼンツールを準備しておく必要があります。
当日の説明があまりに長過ぎると敬遠されるため、
伝えたい内容はパンフレットに落とし込み、
持ち帰れるようにするなど配慮が必要です。

【展示会で使用される主な制作物】

事前案内	案内状/ホームページ告知/メールマガジン/Twitter/業界紙
ブース装飾	ブース設計/デザイン・PV（プロモーションビデオ）・ポスター・バナー・スタッフ衣装・掲示パネル・展示サンプル
実施プログラム	デモンストレーション用品・セミナー用品・サンプリング用品
販促物	名刺・チラシ・パンフレット・製品カタログ・サンプル・ノベルティ・封筒・手提げ袋
アフターグッズ	アンケート用紙・お礼状

計画例

目的	(例)自社製品を販売して頂ける来場者と交流を持ち、一件でも多くの見積依頼を獲得する(自ブース内への入場者数よりも、商談数を重視する)
ブース装飾	・イメージポスター　・製品解説用ポスター　・自社製品の展示
準備物	・PV＆掲示ポスター：通行人の足を留め、ブース内誘導の契機を作る・配布チラシ：ブースを通りがかる方に配りながら自ブース内へ誘導する・会社案内パンフレット：自ブース内に誘導した方へ手渡す・アンケート用紙：自ブース内にて説明終了後に記入して頂く・ノベルティ：アンケートにお答え頂いた方にプレゼントする・封筒＆広告手提げ袋：上記一式を入れてお持ち帰り頂く。　他社販促物も自社の袋に格納されるよう、手提げ袋は大きめに作成・御礼状：後日、御礼状を送付する ※問合せ・見積依頼の方法やスケジュール等の詳細を説明 ※企業理解を促すホームページの閲覧を案内
スタッフ	営業部門社員１：来場者の呼び込み・誘導・整理営業部門社員2：展示物の説明製造部門社員：製品仕様の説明・質疑応答
プレゼンテーション内容【全体時間約30分】	・サービス説明(営業)10分・製品説明(現場社員)15分・その他連絡事項(総務)5分